@轉載Sina金融理財@
http://financenews.sina.com/sinacn/304-000-106-109/2008-06-03/0451794465.html
ERP實務:流程評述之應付帳款流程
@應付帳款流程
應付帳款流程說說是一個流程，其實，根據應付帳款形式的不同，其還可以細分為好幾個流程。如應付帳款逐筆結轉流程、應付帳款月結流程、應付帳款暫估流程等等。出于篇幅的限制，我這里對于應付帳款逐筆結轉流程與應付帳款月結流程將合並講述。而因為應付帳款暫估流程比較特殊，我將分開來講解。
我先以應付帳款月結為例，進行說明。
假設，某企業當月的某個供應商一共有四筆交易記錄，明細如下：
1、5月4日供應商送貨20萬，企業開入庫單A。
2、5月10日供應商送貨15萬，企業開入庫單B。
3、5月26日供應商送貨10萬，企業開入庫單C。
4、5月31日供應商送貨20萬，企業開入庫單D。
到5月底、6月初，企業就要進行應付帳款作業。結合ERP系統，企業用戶該如何開展相關工作呢?
第一步：採購員提出應付帳款的需求。
在月底，採購要跟供應商進行對帳。對帳是一件比較頭疼的問題，因為其比較煩瑣，沒有多少技術含量，只要人細心就可以了。其實在對帳中，還是有些技巧的。
我以前有個客戶，對帳的大部分工作由企業自己做。具體的說，就是月底供應商送來一份出貨明細表，然後，公司的採購員根據此表一張張的尋找進貨記錄與採購記錄，進行逐筆的核對。如此，對帳的工作明顯都推給了企業。其實，我們若採用了ERP系統後，我們可以反過來。每月底，我們可以從系統里導出一份當月的進貨記錄，然後把這份記錄發給供應商，讓其進行核對。我們只需要對于供應商有異議的條目進行複核即可。如此，對于企業來說，工作量就會輕松很多。
再對帳時，要注意兩個問題。
一是月結的時間問題。我遇到的大部分客戶，都是按自然月結帳，也就是說，以自然月為單位，跟供應商對帳。但是，也有不少的客戶，不採取自然月，而手工的劃分月結時間。如我有一個客戶，其規定的月結時間是25日截止，26日送的貨都當是下個月進的貨。故若遇到這種情況，我們在系統里導出進貨明細表的時候，要注意選擇具體的日期，如4月26日到5月25日，這就是5月份應該結帳的進貨記錄。也就是說，若按照這個客戶的要求，則以上的例子中，只有第一、二條記錄可以作為5月份的貨款依據。
二是發票的問題。在大部分生產企業中，都有增值稅發票的管理要求，因為其可以用來抵扣銷項稅額。一般情況下，有兩種發票管理方法。一是逐項開發票，也就是說，每進一次貨就開一次發票。這種發票管理比較簡單，因為其跟採購單、入庫單是一一對應的，但是，工作量比較大。無論是供應商開發票還是企業自己認証發票，都比較麻煩。另外是一個月開一次發票。也就是說，跟供應商對完帳後，供應商就開一張發票過來，發票的金額就是當月產生的總金額。對于ERP系統來說，這兩者都支持。前者，就是逐筆結帳流程，後者就是月結流程。由于增值稅發票，在一定程度上也是企業的資產，所以，在供應商材料入庫單上，ERP也作了限制。當採購員收到發票時，採購員需要在入庫單上注明發票的號碼，以表示供應商開了發票。若沒有發票信息，則系統可以控制，該入庫單不能生成應付帳款信息。
採購員對帳完成後，就會把相關的單據遞交給財務人員，讓其再次對相關內容進行核對。
第二步：財務人員核對
採購員對帳無誤後，填寫付款申請單給財務，財務會再次核對相關信息。
到了財務部門，財務人員主要會核對單據是否齊全。不同的企業對于申請貨款需要哪些單據有其不同的要求。我的客戶，大部分都是四單合一，即採購單、供應商送貨單、原材料入庫單與發票申請單四單一致。為了方便財務人員核對，系統提供了“四單報表”。這張報表以入庫單為依據，查找對應的供應商入庫單單號(如果在系統中有輸入的話)、採購單號及發票號碼。通過這張報表財務人員就可以一目了然的知道，單據是否齊全。若單據不齊全，財務人員就可以把付款申請單退回給採購，讓其重新整理，直到單據齊全為止。
一般情況下，入貨的數量、價格等基本信息經過採購員對帳後，很少會有錯誤。不過有時候，發票的金額可能會產生誤差。如當月供應商當月發生退貨時，本來應該開紅字發票對衝的，但是，這麼處理起來比較麻煩。所以，可能退貨的金額直接在當月發票上扣掉。所以，當月的開票金額跟當月的應付金額可能不一致。系統會提示相關的報警信息，若用戶覺得這沒有錯，則可以忽略這個報警信息。
第三步：自動生成應付單據。
財務人員核對無誤後，就可以進行自動生成應付單據作業。這支作業的主要用途就是把“原材料入庫單”轉換成“應付帳款”單據。
在這個轉換的過程中，有很多後台的命令要處理。如：
1、價稅分離。現在大部分企業供應商報價時，都是含稅價格。也就是說，採購價格中包含17%的增值稅。但是，在應付帳款時，是要價稅分離的。所以，在自動生成應付單據這支作業運行時，會根據相關信息，與判斷該張單據是否是含稅，及對應的稅率，然後執行價稅分離動作。不過，不同的ERP軟件可能價稅分離的運行時點不一樣，如有的在採購單審核時就會進行價稅分離。
2、預計付款日期的計算。現在大部分企業出于現金流的考慮，一般不會採取立即付款的付款策略。而會採取如到貨後一個月或者結帳後一個月等類似的付款條件。系統會根據客戶對應的付款條件及其他的一些信息來計算預計付款的日期。這里作為實施顧問或者系統管理員，要注意不同的付款條件具體代表的含義是什麼。如上例中，若客戶採取的是到貨後幾天付款的付款條件的話，則可能會根據不同的付款日期生成多張應付帳單;而若客戶採取的是結帳後幾日付款的話，則當月的入庫單只生成一張應付單據。所以，付款條件的設置，也會影響到應付帳款的生成。
3、進貨單信息的更新。在進貨單上，有個結帳字段，若該字段選中，表示該筆進貨單已經結帳，已經不能做任何的修改，包括刪除動作。這是一個非常重要的功能。這可以保証入庫單跟應付帳款單據的內容一致。當某張應付帳款單據因為某種原因刪除時，也會更新這個字段，更新為不選中。如此，又可以更改相關的入庫單，我們也可以重新的結帳。
第四步：應付憑單錯誤的修改。
一般情況下，應付憑單是不會產生什麼錯誤的。其若真的出現什麼錯誤的話，也是入庫單或者其他基本信息的錯誤而造成的。如供應商的付款條件錯誤或者進貨單上的進貨日期錯誤，可能導致應付帳款上的預計付款日期錯誤;進貨單上的價格或者數量錯誤，也會影響到應付帳款上的金額，等等。
若應付憑單真的發生錯誤改如何處理呢?
一般情況下，我們是不建議用戶直接修改應付憑單。因為這會導致跟原始單據不一致，以後稽核時，容易產生問題。所以，我們建議，在應付憑單上發現問題時，最好把應付憑單刪除或者作廢掉。然後修改入庫單等原始單據，修改完成後，再重新結帳。這麼做，雖然比較麻煩一點，但可以保証應付帳款憑証跟原始單據一致，方便以後的管理。這不僅是系統的要求，也是企業管理實務的要求。當然，若用戶覺得沒必要重頭開始改起，那用戶也可以直接在應付憑單上進行更改。只是，用戶要記住為什麼要更改，否則的話，以後要查詢更改原因的話，那就比較困難了。時過境遷，到時候不一定有人會記得。
以上講的就是應付帳款的月結流程。其實，月結流程跟逐筆結帳流程差不多，只是一個多對一與一對一的關系，這里就不再重複說明了。
留言列表
